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沖縄弁護士会 規則集

 

記録保存規則

投稿日:2020年03月31日

記録保存規則

規 則 第53号
制 定 平成24年4月24日
改正施行 令和  2年8月1日
 
(目的)
第1条 この規則は、本会が保有する記録を適切に保存することを目的とする。
 
(定義)
第2条 この規則において記録とは、本会の業務上作成され、又は取得された文書、図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)であって、本会の会員及び職員が組織的に用いるものとして本会が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に頒布することを目的として発行されるものを除く。
 
(記録保存責任者)
第3条 記録保存責任者は、会長とする。
2 会長は、記録保存補佐を置き、これに事務局長を充てる。
 
(保存方法)
第4条 会長は、記録を適切な方法及び場所で保存する。
2 記録は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行う等適正かつ確実に利用できる方式で保存する。
 
(保存期間)
第5条 記録の保存期間は、別表のとおりとする。
2 前項の保存期間の起算日は、当該記録を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日とする。
ただし、次の各号に掲げるものは、当該各号に定める日を起算日とする。
(1) 会員の入会申込書類 当該会員が死亡又は退会した日の属する年度の翌年度の初日
(2) 訴訟関係書類 判決が確定する等当該訴訟が終了した日の属する年度の翌年度の初日
(3) 各種届出書類 起算日は、各種届出にかかる事項が終了した日の属する年度の翌年度の初日
(4) 契約事務に関する記録 当該契約が終了した日又は履行が完了した日の属する年度の翌年度の初日
3 1つの文書ファイルに保存期間の満了する日を異にする複数の文書が含まれる場合、当該ファイルに含まれる文書の保存期間の満了する日は、これら文書のうち保存期間が満了する日が最も遅い日とする。
4 会長は、保存期間が満了した記録につき必要があると認めるときは、期間を定めて(永久も含む。)当該記録の保存期間を延長することができるものとし、以降も同様とする。
 
(記録の廃棄)
第6条 会長は、記録の保存期間が満了したとき(前条第3項の規定により延長したときを除く。)は、目録を作り廃棄する。この場合においては、細断、溶解等情報を再利用できないよう適切な方法により処分しなければならない。
 
(適用除外)
第7条 法令又は会則、会規若しくは規則により、記録の保存に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該法令又は会則、会規若しくは規則の定めるところによる。
 
附 則
この規則は、日本弁護士連合会の承認があった日から施行する。
 
附 則
第5条第2項から第4項まで及び別表の改正規定は、日本弁護士連合会の承認があった日から施行し、平成29年4月1日から適用する。
 
附 則
  別表第10条第5号の改正規定は、日本弁護士連合会の承認を得た日から起算して6月を超えない範囲内において常議員会で定める日から施行する。
別表
対象文書
保存期間
1
 
決議・宣言・意見書・会長声明
永久保存
2
 
日本弁護士連合会からの会則、会規、規則等の承認通知書
30年
3
 
総会の議案・議事録・配布資料
30年
4
 
資格審査会の事案の記録及び議決書
30年
5
(1)
懲戒委員会の事案の記録(審査請求事案、懲戒処分事案)、議決書、本会の決定書、懲戒書及び懲戒処分の通知
30年
 
(2)
懲戒委員会の事案の記録(懲戒不相当事案)その他懲戒委員会に関する前号以外の文書
3年
6
(1)
綱紀委員会の事案の記録(審査相当事案)、議決書、本会の決定等の通知
30年
 
(2)
綱紀委員会の事案の記録(審査不相当事案)その他綱紀委員会に関する前号以外の文書
3年
7
 
紛議調停委員会の事案の記録、調停調書その他紛議調停委員会に関する文書
30年
8
 
市民相談窓口において受け付けた事案に関する文書
10年
9
 
常議員会及び理事会の議案、議事録、配布資料
10年
10
(1)
常置委員会、特別委員会及び弁護士会照会調査室の議案、議事録、配布資料。
ただし、2号から6号までを除く。
5年
 
(2)
刑事弁護委員会に関する国選名簿及び私選弁護人紹介名簿登載の議決書
30年
 
(3)
人権救済申立書類のうち、処置事案に係る決定書
30年
 
(4)
人権救済申立書類のうち、3号以外の文書
10年
 
(5)
弁護士会照会申出書及び回答書の電磁的記録
5年
 
(6)
裁判官選考検討委員会に関する裁判官評価アンケートの集計結果
10年
11
 
会員の入会申込書類
5年
12
 
日本弁護士連合会、各弁護士会連合会及び各弁護士会との往復文書類
5年
13
 
各種届出書類
5年
14
 
訴訟関係書類
10年
15
 
契約事務に関する記録
10年
16
(1)
会計帳簿(収支計算書、賃借対照表、財産目録、正味財産増減計算書等)
10年
 
(2)
伝票・領収書・その他証憑類
5年
17
 
前各項以外の文書
1年

 

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