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沖縄弁護士会 規則集

 

個人情報保護規則

投稿日:2018年12月12日

個人情報保護規則
 
規 則 第38号
制 定 平成21年1月28日
 
 (目的)
第1条 この規則は、沖縄弁護士会(以下「本会」という。)が保有する個人情報を適正に取り扱い、個人の権利利益を保護するための基本となる事項を定めることを目的とする。
 
 (定義)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(2)要配慮個人情報 個人情報保護法第2条第3項に規定する要配慮個人情報をいう。
(3) 個人情報データベース等個人情報保護法第2条第4項に規定する個人情報データベース等をいう。
(4)個人データ 個人情報保護法第2条第6項に規定する個人データをいう。
(5)保有個人データ 本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることによって公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法第2条第7項の規定に基づき個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「個人情報保護施行令」という。)第4条で定めるものに該当するもの又は1年以内の個人情報保護法第2条第7項の規定に基づき個人情報保護法施行令第5条で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
(6)本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(7)匿名加工情報 個人情報保護法第2条第9項に規定する匿名加工情報をいう。
 
 (基本理念)
第3条 本会は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱いを図るものとする。
 
 (適用範囲)
第4条 この規則は、本会の役員、事務局長その他本会の委嘱を受けて本会が保有する個人情報を利用する本会会員、外国特別会員、特別会員及び準会員(以下「会員等」という。)並びに職員に対して適用する。
 
 (利用目的の特定)
第5条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定する。
2 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
 
 (利用目的による制限)
第6条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。
2 本会は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
 
 (適正な取得)
第7条 本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
2 本会は次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「個人情報保護法施行規則」という。)第6条で定める者により公開されている場合
(6)その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして個人情報保護法施行令第7条で定める場合
 
 (取得に際しての利用目的の通知等)
第8条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。
2 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
 
 (データ内容の正確性の確保等)
第9条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するように努める。
 
 (安全管理措置)
第10条 本会は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
 
 (職員等の監督)
第11条 本会は、本会の役員を除く会員等及び職員(以下「職員等」という。)に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるように、当該職員等に対し監督を行う。
 
 (委託先の監督)
第12条 本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。
 
 (第三者提供の制限)
第13条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 本会は、第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除く。以下この項において同じ。)について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護法施行規則第7条で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1)第三者への提供を利用目的とすること。
(2)第三者に提供される個人データの項目
(3)第三者への提供の方法
(4)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(5)本人の求めを受け付ける方法
3 本会は、前項第2号、第3号又は第5号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、個人情報保護法施行規則第7条で定めるところによりあらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに個人情報保護委員会に届け出る。
4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2)他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人データが提供される場合
(3)特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名(弁護士であって、職務上の氏名を使用している者については、職務上の氏名をいう。以下同じ。)又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
5 本会は、前項第三号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
 
 (外国にある第三者への提供の制限)
第13条の2 本件は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて個人情報保護法第4章第1節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護法施行規則第11条で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この条において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得る。この場合においては、同条の規定は適用しない。
 
 (第三者提供に係る記録の作成等)
第13条の3 本会は、個人データを第三者(個人情報保護法第2条第5項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条において同じ。)に提供したときは、個人情報保護法施行規則第12条で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護法施行規則第13条で定める事項に関する記録を作成する。ただし、当該個人データの提供が第13条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条の規定による個人データの提供にあたっては、第13条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。
2 本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護法施行規則第14条で定める期間保存する。
 
 (第三者提供を受ける際の確認等)
第13条の4 本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護法施行規則第15条で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行う。ただし、当該個人データのて提供が第13条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合はこの限りでない。
(1)当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名
(2)該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 本会は、個人情報取扱事業者が個人情報保護法第26条第1項の規定による確認を行う場合において、当該個人情報取扱い事業者に対して、当該確認に係る事項を偽らない。
3 本会は、第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護法施行規則第16条で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護法施行規則第17条で定める事項に関する記録を作成する。
4 本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護法施行規則第18条で定める期間保存する。
 
 (保有個人データに関する事項の公表等)
第14条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置く。
(1)本会の名称
(2)保有個人データの利用目的(第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
(3)次項の規定による求め又は次条第1項、第16条第1項若しくは第17条第1項若しくは第3項の規定による瀬一級に応じる手続(第20条第2項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。)
(4)前3号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として個人情報保護法施行令第8条で定めるもの
2 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2)第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合
3 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
 
 (開示)
第15条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの開示を請求することができる。
2 本会は、前項の規定による請求を受けたときは、本人に対し、個人情報保護法施行令9条で定める方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示することとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)法令に違反することとなる場合
3 本会は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
 
 (訂正等)
第16条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。
2 本会は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令又は本会の会則、会規若しくは規則の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行ない、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
3 本会は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知する。
 
 (利用停止等)
第17条 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第6条の規定に違反して取り扱われているとき又は第7条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を請求することができる。
2 本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第13条第1項又は第13条の2の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。
4 本会は前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があるころが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときはこの限りではない。
5 本会は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第3項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
 
 (理由の説明)
第18条 本会は、第14条第3項、第15条第3項、第16条第3項又は前条第5項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するように努める。
 
 (開示等の求めに応じる手続)
第19条 本会は、第14条第2項の規定による求め、又は第15条第1項、第16条第1項若しくは第17条第1項若しくは第3項の規定による請求(以下この条において「開示等の請求等」という。)につき、その申出先として個人情報取扱窓口を設けるものとし、次に掲げる開示等の請求等を受け付ける方法については、理事会で別に定める。
(1)開示等の請求等に際して提出すべき書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の方式その他の開示等の求めの方式
(2)開示等の請求等をする者が本人又は第3項に規定する代理人であることの確認の方法
(3)次条第1項の手数料の徴収方法
2 本会は、本人に対し、開示等の請求等に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。
3 開示等の請求等は、個人情報保護法第32条第3項の規定に基づき個人情報保護法施行規則令第11条で定めるところにより、代理人によってすることができる。
4 本会は、前3項の規定に基づき開示等の請求等を受け付ける方法を定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮する。
 
 (手数料)
第20条 本会は、第14条第2項の規定による利用目的の通知を求められたとき又は第15条第1項の規定による開示の請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
2 前項の手数料については、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、理事会で別に定める。
 
 (匿名加工情報の作成等)
第20条の2 本会は、匿名加工情報(個人情報保護法第2条第10項に規定する匿名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするために必要なものとして個人情報保護法施行規則第19条で定める基準に従い、当該個人情報を加工する。
2 本会は、匿名加工情報を作成したときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述等及び個人識別符号(個人情報保護法第2条第2項に規定する個人識別符号をいう。以下同じ。)並びに前項の規定により行った加工の方法に関する情報の漏洩を防止するために必要なものとして個人情報保護法施行規則第20条で定める基準に従い、これらの安全管理のための措置を講じる。
3 本会は匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護法施行規則第21条で定めるところにより、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表する。
4 本会は、匿名加工情報を作成して当該匿名加工情報を第三者に提供するときは、個人情報保護法施行規則第22条で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して,当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示する。
5 本会は、匿名加工情報を作成して自ら匿名加工情報を取り扱うに当たっては、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該匿名加工情報を他の情報と照合しない。
6 本会は、匿名加工情報を作成したときは、当該匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、当該匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情の処理その他の当該匿名加工情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するように努める。
 
 (匿名加工情報の提供)
第20条の3 本会は、匿名加工情報(自ら個人情報を加工して作成したものを除く。以下同じ。)を第三者に提供するときは、個人情報保護法施行規則第23条において準用する同規則第22条で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者をに対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示する。
 
 (識別行為の禁止)
第20条の4 本会は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは個人情報保護法第36条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合しない。
 
 (安全管理措置等)
第20条の5 本会は、匿名加工情報の安全管理のために必要かる適切な措置、匿名加工情報の取扱いに関する苦情の処理その他の匿名加工情報の適切な取扱いを確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するように努める。
 
 (本会による苦情の処理)
第21条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
2 本会は、前項の目的を達成するために、苦情処理窓口を設け、その他必要な体制の整備に努める。
 
 (個人情報保護管理者)
第22条 本会に、個人情報保護管理者を置く。
2 個人情報保護管理者は、会長をもってこれに充てる。
3 個人情報保護管理者は、若干名の個人情報保護管理者補佐を置くことができる。
 
 (個人情報保護管理者の任務)
第23条 個人情報保護管理者は、個人情報の保護に関し、内部規定の整備、安全対策及び職員等に対する教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。
2 個人情報保護管理者は、この規則に定められた事項を遵守するとともに、個人情報の収集、利用、提供又は委託処理につき、職員等にこれを理解させ、遵守させなければならない。
 
 (教育)
第24条 個人情報保護管理者は、職員等に対し、個人情報にかかる個人の権利保護の重要性を理解させ、かつ、個人情報保護の確実な実施を図るため、教育計画を策定し、継続的かつ定期的に教育・訓練を行うように努める。
 
附 則
 この規則は、日本弁護士連合会の承認を得て、平成21年4月1日から施行する。
 
   附 則
第2条第1号及び第13条第4項第3号の改正規定は、日本弁護士連合会の承認を得て、平成22年12月1日から施行する。
 
   附 則
第2条、第3条、第5条第2項、第7条第2項(新設)、第9条(見出しを含む)、第13条第2項、第3項並びに第4項第1号及び第3号、第13条の2から第13条の4まで(新設)、第14条第1項第3号及び第4号、第15条から第19条まで、第20条第1項、第20条の2から第20条の5まで(新設)の改正規定は、日本弁護士連合会の承認を得て、平成29年5月30日から施行する。

 

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